evidencia producto: Combinar correspondencia

COMBINAR CORRESPONDENCIA

* ¿Cómo se utiliza esta herramienta?

R. Para poder utilizar la combinación de correspondencia debemos seguir un paso a paso que nos brinda el asistente que trae Word los cuales son:

- Paso 1: Debes indicar que tipo de documenta vamos a trabajar puede ser una carta, mensaje de correo entre otras.

- Paso 2: En este paso debemos elegir cual será el documento que implementaremos, puede ser una ya escrito (debemos abrirlo para utilizarlo), o escribir uno nuevo.

- Paso 3: Debemos indicarle al asistente de Word de donde vamos a sacar los datos, es decir indicarle la base de datos. Encontraremos 3 opciones.

Sí elegiste la primera opción, podremos usar una base de dato que hay este creada, la cual debes importarla para poder utilizarla en la combinación.

- Paso 4: El paso 4 es uno de los más importante, ya que acá insertamos los campos de la base de datos en la carta. Para hacer eso debes posicionar el cursor en el lugar donde queremos insertar el campo, seleccionando el texto que esté relacionado, después en la barra lateral veremos una opción que nos dice “más elementos¨, presionamos y en este encontraremos que se abre una nueva ventana donde tendremos la lista de los campos de nuestra base de datos.

- Paso 5: En este paso veremos una vista previa de los datos directamente en la hoja de trabajo, aparte podemos excluir a cualquier destinatario que nosotros no queremos generarle la carta, y si por algún error lo quitamos y queremos volver a incluirlo le damos en la opción “editar lista de destinatarios”.

También nos sirve este paso para asegurarnos si la ubicación de los campos en la carta es correcta.